Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych jest Q12M sp. z o.o., ul. Wolska 44 lok. U1, 01-187 Warszawa, KRS 0000041918, NIP 527-23-50-047. W sprawach prywatności można skontaktować się przez info@qprint.com.pl lub listownie na adres siedziby z dopiskiem „dane osobowe”.

2. Jakie dane przetwarzamy

• dane konta i kontaktowe, np. imię i nazwisko, adres e-mail, telefon, firma i dane logowania;
• dane zamówienia, dostawy, rozliczeń i faktury, w tym adresy i numer identyfikacji podatkowej;
• parametry wycen, historia koszyka, zamówień, reklamacji i korespondencji;
• przesłane projekty, pliki produkcyjne, wiadomości do asystenta oraz dane osobowe zawarte w tych materiałach;
• dane techniczne i bezpieczeństwa, np. adres IP, identyfikatory sesji, typ urządzenia i przeglądarki, logi zdarzeń oraz preferowany język.

3. Cele i podstawy prawne

• utworzenie i obsługa konta, przygotowanie wyceny, przyjęcie i wykonanie Zamówienia, dostawa, płatność i reklamacje — niezbędność do zawarcia lub wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• faktury, księgowość, podatki i realizacja innych obowiązków prawnych — obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
• bezpieczeństwo Serwisu, zapobieganie nadużyciom, dochodzenie i obrona roszczeń, statystyka operacyjna oraz doskonalenie usług — prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• odpowiedź na zapytanie przed zawarciem umowy — działania na żądanie osoby przed zawarciem umowy lub prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze korespondencji;
• marketing elektroniczny oraz opcjonalne technologie analityczne lub reklamowe — zgoda, jeżeli jest wymagana (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz właściwe przepisy komunikacji elektronicznej). Zgodę można wycofać w każdej chwili bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.

4. Odbiorcy danych

Dane mogą otrzymywać podmioty wspierające Administratora wyłącznie w niezbędnym zakresie: dostawcy hostingu, chmury, baz danych, uwierzytelniania, poczty i obsługi IT; drukarnie i podwykonawcy produkcyjni; firmy kurierskie i operatorzy punktów odbioru; dostawcy płatności; systemy obsługi zamówień i integracji logistycznych; księgowi, prawnicy i ubezpieczyciele. Podmioty przetwarzające działają na podstawie umów i poleceń Administratora, chyba że są odrębnymi administratorami na mocy prawa.

Jeżeli użytkownik korzysta z asystenta opartego na sztucznej inteligencji, treść rozmowy i przekazane materiały mogą zostać wysłane do skonfigurowanego dostawcy modelu AI w celu wygenerowania odpowiedzi. Nie należy przekazywać w czacie danych zbędnych ani szczególnych kategorii danych.

5. Przekazywanie poza EOG

Niektórzy dostawcy technologiczni mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku Administrator stosuje mechanizm wymagany przez RODO, w szczególności decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne, oraz w razie potrzeby dodatkowe zabezpieczenia. Informację o właściwym mechanizmie można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

6. Okres przechowywania

• dane konta — przez okres jego aktywności, a następnie przez okres niezbędny do obsługi roszczeń i obowiązków prawnych;
• dane Zamówień i dokumenty księgowe — przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi oraz do przedawnienia roszczeń;
• wyceny, zapytania i korespondencja — do zakończenia sprawy, a następnie przez okres potrzebny do ochrony przed roszczeniami;
• pliki produkcyjne — przez czas potrzebny do wyceny, realizacji, reklamacji i bezpiecznego przekazania, zgodnie z ustawieniami retencji Serwisu;
• logi bezpieczeństwa — przez okres uzasadniony bezpieczeństwem i diagnostyką; dane oparte na zgodzie — do jej wycofania lub wcześniejszego ustania celu.

7. Prawa osoby

W zależności od podstawy i okoliczności przysługuje prawo dostępu do danych i uzyskania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz wycofania zgody. Żądanie można wysłać na info@qprint.com.pl. Administrator może poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości.

Przysługuje także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).

8. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane są potrzebne do utworzenia konta, przygotowania wyceny, zawarcia i wykonania umowy albo odpowiedzi na zapytanie. Bez nich odpowiednia usługa może nie być możliwa.

9. Dane osób trzecich i pliki

Jeżeli Klient przekazuje dane innych osób, np. odbiorcy przesyłki, pracownika lub osoby przedstawionej w projekcie, powinien mieć podstawę do ich przekazania i — gdy jest to wymagane — poinformować tę osobę o przetwarzaniu. Materiały nie powinny zawierać danych szczególnych kategorii, jeśli nie jest to konieczne i wcześniej uzgodnione.

10. Pliki cookie i pamięć przeglądarki

Serwis wykorzystuje technologie niezbędne do logowania, utrzymania sesji, zabezpieczeń, koszyka oraz zapamiętania języka i ustawień. Mogą to być pliki cookie oraz pamięć lokalna przeglądarki. Ich zablokowanie może uniemożliwić poprawne działanie Serwisu.

Opcjonalne technologie analityczne lub reklamowe będą uruchamiane dopiero po uzyskaniu zgody, jeżeli wymaga jej prawo. Użytkownik może zmienić zgodę w udostępnionym panelu albo usunąć dane w ustawieniach przeglądarki.

11. Automatyzacja, bezpieczeństwo i zmiany

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne. Serwis może automatycznie kalkulować ceny i używać AI do przedstawiania sugestii, ale nie podejmuje na tej podstawie decyzji wywołujących wobec użytkownika skutki prawne lub podobnie istotne bez odpowiedniego udziału człowieka.

Polityka może być aktualizowana w razie zmian prawa, technologii lub sposobu świadczenia usług. Aktualna wersja i data zmiany są publikowane na tej stronie.